Кадровая документация: разработка и юридическая проверка
Юридическая проверка и сопровождение кадрового делопроизводства в компании
Деятельность любой организации сопровождается необходимостью соблюдения достаточно большого количества нормативных документов, так, например, трудовая деятельность сотрудников компании неразрывно связана с ведением кадрового делопроизводства, разработкой и внедрением локальных нормативных документов в сфере взаимодействия работников и работодателя, их обязательным применением, как для работников, так и для работодателя.
Перечень кадровых документов, помимо основного документа регламентирующего взаимодействие между сотрудником и работодателем – трудового договора, как правило, в организациях достаточно обширен, это, например, такие документы как, положение об оплате труда, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д. От всех этих документов зависят многие важные условия не только труда сотрудников и оплаты их труда, но и дополнительные гарантии, предусмотренные кадровой политикой компании, например, такие как дополнительное медицинское страхование, посещение спортивных залов, оплата проезда к месту отдыха и т.п.
Зачастую разработкой кадровых документов занимаются сотрудники компании самостоятельно, как правило, это кадровые специалисты, юрисконсульты и специалисты в области охраны труда. Однако, несмотря на разнообразие специалистов, участвующих при формировании кадрового делопроизводства, информационные возможности нахождения практически любой информации в сети «Интернет» не позволяет исключить полностью все возможные ошибки в кадровой сфере. Это связано с тем, что для каждой организации, вида её деятельности, специфики работы конкретных специалистов необходимо прорабатывать конкретные условия, формировать кадровые документы под определенный вид деятельности и зачастую общие положения в сфере кадрового делопроизводства могут не подходить для конкретной организации.
В связи с этим, для правильного формирования кадровой политики и оформления всех необходимых документов в кадровой сфере, руководство компаний предпочитает привлекать сторонних специалистов, которые обладают не только опытом и необходимыми знаниями, но и смогут учесть все необходимые аспекты работы компании, что позволит избежать возможных неблагоприятных последствий в виде привлечения к ответственности и исключения проведения внеплановых проверок со стороны контролирующих органов.
Вместе с тем, важно отметить, что наличие большого количества нормативных документов, регламентирующих трудовую деятельность на законодательном уровне, не исключает возможных ошибок для организаций при ведении кадрового делопроизводства. Как правило, это может быть связано с изменениями законодательства, несвоевременным изучением внедряемых правовых актов, отсутствием обучения кадровых специалистов и т.п. Для исключения недоработок в сфере кадровых документов в организациях проводятся проверки, как самостоятельные, в виде аудита, так и органами исполнительной власти, в виде плановых и внеплановых проверок.
Юридическая проверка (юридический аудит) документов по кадрам
Проведение аудита в той или иной сфере позволяет выявить в компании слабые места, учесть возможные недоработки по разным аспектам и устранить их до прихода контролирующих органов различной направленности.
Для проведения юридического аудита кадровых документов зачастую руководство организаций привлекает сторонних аудиторов. Это позволяет оценить деятельность компании в сфере ведения кадрового делопроизводство независимыми экспертами незаинтересованными в результате проверки. Проведение самостоятельного аудита кадровыми специалистами, как правило, не дает того эффекта, что ожидает руководство организации, это может быть связано с тем, что сотрудники кадровой службы могут не владеть всеми необходимыми знаниями для грамотного и безошибочного ведения кадрового делопроизводства. Вместе с тем, частое внесение изменений в трудовое законодательство также может приводить к неточностям и возможным ошибкам специалистов по кадрам, что также может неблагоприятно сказаться на работе компании в целом.
Помимо выявления недоработок и ошибок в кадровом делопроизводстве юридический аудит в этой сфере позволяет своевременно устранить выявленные нарушения и исключить неблагоприятные последствия за неверное ведение документов по кадрам в виде привлечение к ответственности со стороны контролирующих органов, например, таких как, инспекция по труду, налоговая служба, прокуратура и т.п.
Подготовка трудового договора
Трудовой договор является обязательным элементом трудовых отношений между работодателем и работником, от того, насколько тщательно в договоре отражены основные условия, права и обязанности сторон будет дальнейшее взаимодействие участников трудовых отношений. В большинстве случаев трудовые договоры содержат минимальные условия, зачастую даже не соответствующие трудовому законодательству, поскольку оно регулярно претерпевает изменения, что порождает несогласие той или иной стороны трудового договора и приводит к спорным моментам, которые в дальнейшем разрешаются в судебном порядке.
Для исключения таких ситуаций правильным подходом во взаимодействии сторон трудового договора является наличие грамотно составленного и законодательно подкрепленного трудового договора, это позволяет не только исключить недопонимание сторон трудовых отношений, но и избежать ненужных вопросов со стороны органов исполнительной власти, которые осуществляют контрольные функции в отношении работодателя, начисления всех необходимых платежей и налогов.
Подготовка трудового договора начинается с выяснения всех обстоятельств трудовой деятельности в конкретной компании для конкретной должности, условий труда сотрудника, его трудовой функции и иных важных и существенных условий, которые должны отражаться в трудовом договоре. Важно отметить, что при составлении трудового договора учитываются не только кадровые и финансовые аспекты, но и деятельность сотрудника в части вредных условий труда, гарантий и компенсаций, иных условий, которые также должны быть отражены в трудовом договоре.
Кадровая документация, ее разработка, внедрение, применение, соответствие требованиям действующего законодательства, является важным аспектом работы любой компании. Соблюдение трудового права позволяет не только избежать возможных внеплановых проверок со стороны контролирующих органов, но и подачи в суд исковых заявлений сотрудниками компании за нарушение трудового законодательства.
Юридические услуги
- Оказание консультационных услуг в части ведения кадрового делопроизводства
- Проведение кадрового аудита в компании
- Разработка образцов кадровых документов и локальных документов, регламентирующих трудовые отношения
- Подготовка проекта трудового договора для разных условий труда и специальностей
- Внедрение новых и корректировка существующих кадровых документов в организации
