Все хозяйственные операции, осуществляемые компанией процессе ее деятельности, требуют необходимого оформления особыми «оправдательными» документами, важных, в первую очередь, для компании как для налогоплательщика. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) ООО, в этом случае, не исключение. За все время работы компании архив ее документов нередко становится достаточно объемным, а потому возникает необходимость документарной ревизии и утилизации некоторых из них. Однако, принимая решение избавиться от некоторых документов, следует помнить о законодательно установленных обязательных сроках их хранения и правилах процедуры утилизации.
Порядок хранения документов
Экономический субъект, например ООО, должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. Однако следует отметить, что ряд документов – протоколы собраний, внутренние документы, документы, подтверждающие права общества на имущество, документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, права на имущество, находящееся на его балансе и др. – должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа. (ст. 50 Федерального закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») При значительных объемах документации лучшим решением будет выделить специальное место под архив, возможно даже в отдельном помещении, вне офиса компании, куда можно будет перевезти все неиспользуемые в работе документы. Также есть возможность их хранения в электронном виде (ст. 9 и 10 Закона о бухучете; ст. 314 НК РФ). В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Сроки хранения отдельных видов документов ООО
Ст. 29 вышеназванного Закона о бухучете устанавливается общий срок хранения первичных учетных документов и документов бухгалтерского учета – 5 лет после отчетного года. Для определения сроков хранения конкретных видов документов следует обратиться к «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Он посвящен только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от организационно-правовой формы таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов и соблюдать сроки (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (см. постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13; постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13).
Названный Перечень достаточно объемен, а потому в данной статье целесообразно будет выделить лишь основные типы документов, которые используются ООО, указав сроки их хранения:
1) Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
- Годовая бухгалтерская отчетность – не менее 10 лет;
- Сводная годовая бухгалтерская отчетность – до ликвидации организации;
- Квартальная бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
- Месячная бухгалтерская отчетность – не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
- Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) – не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
- Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 10 лет;
- Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
- Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет);
- Счета-фактуры – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
- Книги покупок, книги продаж – не менее полных 5 лет с даты последней записи.
2) Первичные документы
- Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
- Путевые листы – не менее 5 лет;
- Лицевые счета работников – не менее 75 лет;
- Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
- Исполнительные документы – не менее 5 лет;
- Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – не менее 5 лет;
- Документы об оплате учебных отпусков – не менее 5 лет;
- Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) – не менее 5 лет;
- Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене – не менее 5 лет;
- Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий.
3) Договоры и контракты
- Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
- Паспорта сделок – до ликвидации организации;
- Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) – не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
- Договоры о материальной ответственности – не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица.
4) Кадровые документы
- Коллективный договор – до ликвидации организации;
- Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – не менее 5 лет;
- Табели (графики), журналы учета рабочего времени – не менее 1 года (если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ));
- Документы о премировании работников – не менее 5 лет;
- Трудовые договоры (контракты, соглашения) – не менее 75 лет;
- Личные карточки работников (в том числе временных работников) – не менее 75 лет;
- Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников – до момента востребования, но не менее 50 лет;
- Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – не менее 50 лет;
- Графики предоставления отпусков – не менее 1 года.
5) Документы по охране труда
- Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении – не менее 5 лет;
- Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности – не менее 10 лет;
- Журналы проведения аттестации по технике безопасности – не менее 5 лет.
6) Статистические документы
- Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – не менее 10 лет;
- Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – до ликвидации организации;
- Полугодовые статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
- Квартальные статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет);
- Месячные статистические отчеты и таблицы –не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет).
Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО
ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:
Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:
- за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
- за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
- за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).
Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.
22 декабря 2016 г.
